Mnoho lidí se dnes snaží být produktivní, efektivní a kdo ví co ještě. Sami se však klameme v základním významu a výsledcích, které nám to má přinést. Špatný úhel pohledu znamená špatně nastavené KPI a může vaši firmu stát obrovské množství nákladů navíc.
Takže jaký je rozdíl mezi produktivitou práce a efektivní prací? Myslím, že to spoustě lidí může zjednodušit život a pohled nejen na jejich práci, ale i na to, zda následují své životní hodnoty.
Co je produktivita práce?
Začněme definicí, kdy nám příručky říkají, že produktivita je hodnota množství zboží a služeb, které pracovník / stroj produkuje v daném čase. Produktivitu práce je možné zvyšovat například nasazením lepších výrobních technologií. Jednoduše řečeno: Cílem produktivity je v konkrétním časovém období udělat / vyrobit co nejvíce.
Co je efektivita práce?
Efektivita práce je hůře uchopitelná, protože se často měří dle ukazatelů produktivity. Jak si za chvilku ukážeme, může to být nešťastné řešení, ale definice by měla říkat, že chceme s co nejmenším vstupem (nejméně úsilí práce a investic) dosáhnout co největšího výnosu.
Jak efektivita a produktivita souvisí s povahou práce?
Možná jste slyšeli pojem “hluboká vs. mělká práce”. Můžeme to říci i trochu jinak a nazvat to kreativní a rutinní prací. Pokud děláte hodně rutinní práce, budete se pravděpodobně soustředit na efektivitu.
Při kreativní činnosti potřebujete spíše opak. Nahodit velké množství nápadů, dále je rozpracovat, aby z toho vznikla jedna skvělá myšlenka, kterou nakonec přivedete ke zdárnému konci. Spíše se soustředíte na produktivitu.
Nemusí vám to hned dávat smysl, ale podívejte se na umělce. Produkují a tvoří s vidinou maximalizace zisku? Nikoliv. Prostě tvoří, a hodně. Zatímco dělník ve fabrice se vždy bude snažit, aby dostal za co nejméně práce co nejvíce peněz. Co nejméně úsilí – co nejlepší zhodnocení.
Efektivita je vlastně druh lenosti. Želva se taky mohla naučit běhat a být produktivnější, ale jídlo ji nikam neuteče a nikdo ji snadno nesežere. Je tedy docela efektivní. A jak víme z pohádky, hyperproduktivní namyšlený zajíc nakonec ostrouhal….
Jaké jsou dopady na vaši firmu a život?
Uvedu příklad, kdy může dojít díky záměně těchto dvou slov k významným ztrátám. Máte ve výrobě zaměstnance a stroj na výrobu výrobku. Náklady na produkt propočítáváte tak, že sečtete náklady na provoz stroje, materiál a zaměstnance a vydělíte to počtem vyrobených výrobků v daném čase. Tato úvaha dává smysl, ale…
K čemu to vede. Vede to k úvaze, že když vyrobíte na stroji více výrobků a vytížíte zaměstnance na maximu, bude vás jeden výrobek stát mnohem méně peněz. Je to logické. Náklady na prostory, zaměstnance i stroj jsou fixní. Takže vyrobíte-li za den 3 X více výrobků, tak náklady výrobek jsou třetinové (zjednodušeně řečeno).
Začnete proto vyrábět na sklad, abyste snížili na minimum náklady na vyrobenou jednotku. Zvýšíte tím skladové zásoby, zvednete náklady na skladování. Co je nejdůležitější – utopíte peníze v zásobách materiálu, rozpracovaných výrobků a výrobků na skladě. Tady někde příběh končí – zkrachovali jste protože jste se snažili být maximálně produktivní.
Pokud byste se zaměřili na efektivitu, tak zjistíte, že zaměstnanec bude pracovat jen půlku času a stejně tak stroj. Vzrostou vám náklady na vyrobenou jednotku, ale nemáte tolik peněz ve zboží, materiálu, máte nižší provozní náklady a zdravější cash flow. Jinak řečeno – máte vysokou efektivitu. Poznáte to podle toho, že vám klesl objem práce a zaměstnanec lelkuje u stroje. Ale ať klidně lelkuje, pokud vám to zajistí lepší výnos. Nebo ne?
Podobně na to lze nahlížet i v životě. Je-li vaším cílem trávit čas s rodinou, tak byste měli směřovat pracovní aktivity k větší efektivitě (pracovat méně za co největší odměnu). Chcete-li naopak tvořit a budovat firmu, jděte spíše po produktivitě, dělejte více. Ne vše bude mít výsledky a zhodnotí se, ale díky vyšší produktivitě porostete rychleji a zvýšíte šanci, že se vám podaří vytvořit něco opravdu úžasného.
Zakopaný pes v ukazatelích
Nepříjemná situace nastává hlavně proto, že měření a ukazatele efektivity práce jsou většinou vypočítávány na základě produktivity. Jak jsme si ukázali na příkladu, nedává to vždy úplný smysl. Někdy ovšem naopak ano. Je to stejné jako s obratem a ziskem. Chcete-li růst, tvoříte obrat a zisk je nižší, protože hodně investujete do práce a inovací (produktivity). Chcete-li zvýšit zisk, začnete se soustředit na efektivitu (osekáte například zbytečné výdaje).
Na produktivitu a efektivitu proto vždy nahlížejte z pohledu cíle a povahy práce. Někdy má více práce menší přínos a jindy naopak produkovat více smysl má. Samozřejmě všichni chceme “produkovat maximum a maximálně efektivně” ale to je trochu jiná pohádka, ve které se většina firem nenajde.
Napsal jsem tento článek, protože to sice všichni víme, ale málokdy se tímto řídíme. Nejen v práci, ale i v životě. Nejvíce nám na naší cestě pomůže selský rozum.