+420 737 913 277 (Po-Čt 7.30-18.00)
zhen-hu-674293-unsplash

Proč v Nextu ne/bojujeme s produktivitou aneb Úzká hrdla v praxi

Jednou z hlavních pouček pro boj je “nebojujte bitvu, kterou nemůžete vyhrát”. A i když je PRODUKTIVITA DŮLEŽITÁ, tak to rozhodně není to nejdůležitější. V tomto článku nastíním, proč je to PAST, jak se s tím vypořádáváme a jak to souvisí s úzkým hrdlem. Článek bude pro někoho možná suchý, tak se radši nejdříve napijte.

Vaše firma jako výrobní závod

Next je marketingová a vývojová agentura. Stejně jako řada z čtenářů jsme proto také ve škatulce “služeb”. To ale neznamená, že se na provoz nemůžeme dívat jako na výrobní společnost. Naopak – jsme jen trochu zábavnější továrna. Máme nějaké vstupy – což jsou u nás většinou požadavky klientů na vývoj webů, nebo marketingové kampaně. Následně to dáme do výroby a výstupem je marketingová kampaň nebo třeba pěkný nový e-shop. Od výrobní linky, se to vlastně moc neliší a když budete chtít, dokážete si jako továrnu představit i kadeřnictví nebo kavárnu. Naučit se takto vnímat váš projekt je na začátku možná to nejdůležitější.

Vaše / naše ukazatele

Jaké ukazatele ve firmě sledujete? Jako výrobní závod byste měli nějaké ukazatele sledovat i kdyby to měl být počet obsloužených zákazníku za hodinu a jejich průměrná útrata. Pokud budete sledovat špatné ukazatele, můžete v budoucnu klidně zažít krušné časy. Důležitým faktem je, že je nesmysl sledovat jen jeden ukazatel (což se bohužel často děje – třeba když se sleduje produktivita).

Můžete třeba sledovat ziskovost, ale pokud budete sledovat jen ziskovost, může vás to vést k osekání nákladů, které jsou důležité pro správné fungování firmy, nebo budoucí růst – třeba vzdělávání týmu či zvyšování odměn a mnoho dalšího.

V Nextu tedy máme 3 ukazetele, které sledujeme současně. Celkové tržby, náklady a tržby na jednoho zaměstance. Nemohu vám “vyslepičit” celkový kontext, ale zkusím to zjednodušit.

  • Tržby – sledujeme jejich růst / pokles vůči předchozím rokům.
  • Náklady – sledujeme % podíl nákladů z tržeb.
  • Tržby na jednoho zaměstnance – to je asi jasné.

Pokud se podivujete, že nesledujeme samotný zisk jednotlivých prací a produktivitu, tak sledujeme. Vše je již obsaženo v těchto třech metrikách. Důležité je, že ne každý krok či aktivita ve firmě vám musí nutně přinášet zisk napřímo. Proto potřebujete metriky, které vám pomohou sledovat JEDNODUŠE celkový kontext.

Na vyhodnocení těchto třech metrik nám stačí doslova jen pár minut měsíčně. Žádné složité analýzy – super.

Co je produktivita práce a proč je trochu “naprdlajs”?

O co ta produktivita? Hodně se o ní mluví. Také jsem si myslel, že je TÁÁK DŮLEŽITÁ. Prostě vám umožňuje vyrobit co nejvíce, v co největší kvalitě za co nejméně času a s minimem nákladů. Hotová pohádka.

Toto sledování vám bude fungovat jen u velmi jednoduchých systémů. Například, když poskytujete jednu službu či se soustředíte na výrobu jednoho typu výrobku. Ale, jak rostete, začne se to zamotávat.

PŘÍKLAD může být taková restaurace. Pokud byste se řídili pouze produktivitou, mohli byste třeba vařit jen krupicovou kaši. Jednoduchá na výrobu, vysoce zisková a snadno uděláte nejlepší krupicovou kaši na světě. Jak to s vaší Krupicovou restaurací dopadne je všem jasné.

Ve skutečnosti se ve firmě dělá spousta neproduktivních věcí. Důležitý point ale je, že vaše firma nikdy nepojede na 100 % jako celek. Vždy zrovna někdo nemá svůj den a někdo jiný jede na 120 %, ale za dva týdny i on onemocní. Prostě a jednoduše, vaše firma může kupředu směřovat maximálně rychlostí lehce nad vaším celkovým průměrem.

Co to pro vás znamená? No jednoduše, že se někdo občas bude moci “flákat” aby jindy jel na 120 %. Něčí 100 % výkon bude stále dosahovat jen 80 % výkonu toho nejlepšího a tak dále…

Pokud se začnete řídit jen produktivitou, zavedete do firmy “píchačky”, začnete měřit každou hovadinu, abyste zjistili, kde jsou prostoje a pravděpodobně vyhodíte z firmy kvalitní zaměstnance, protože si budete myslet, že jich máte nadbytek, nebo protože nepracují tak dobře jako ostatní. To je cesta do pekla! Vážně – vaše karma vám za tohle nepoděkuje.

V NEXTU TOHLE NEDĚLÁME.

Otázka tedy je, co vlastně děláme? Zaměřujeme se na úzká hrdla.

Co jsou úzká hrdla?

Pokud se smíříte s tím, že vaše firma může pádit kupředu jen svou lepší průměrnou rychlostí, nutně musíte vyvodit dva závěry.

  1. Stále máte někde volné kapacity – to je v pořádku.
  2. Stále vás někdo brzdí – to už je horší.

Produktivita celého týmu nikdy nemůže být 120 %, dokonce ani 100 %. Takže vlastně držíte část “výrobních kapacit” jako volnou rezervu. Můžete se toho děsit, ale vlastně je to skvělá příležitost.

Můžete tuto volnou kapacitu uvolnit do vývoje nového produktu / služby, nebo třeba vzít i zakázku, kterou byste normálně vyhodnotili jako málo ziskovou. Pokud už jste tuhle “výrobní kapacitu” stejně zaplatili – je i malá zakázka vlastně jenom nový příjem. Tolik k bodu č. 1.

Bod č. 2 je větší problém. Průměr celé firmy totiž nikdy nepřesáhne váš nejužší bod, kudy teče vše podstatné. Například restaurace může mít sebelepšího kuchaře a rezervace na půl roku dopředu, ale pokud bude mít pomalou obsluhu…

Takže i pro nás bylo nejdůležitější najít nejužší místa.

Takovými oblastmi, kde to drhne ve vývoji a v marketingu jsou:

  • Uvedení do výroby – od získání zakázky po rozjezd kampaní, či rozplánování práce vývojářům.
  • Předání hotového výrobku – předání webu a zpracování připomínek.

To co jsme zjistili nás docela pobavilo. Nejužším hrdlem ve firmě jsem byl já. Procházely skrze mne téměř všechny nabídky, předávání zákázek, rozdávání úkolů, takže se práce distribuovala nerovnoměrně a spíše ve větších dávkách.

Takže jsme rozšířili tým o jednu klíčovou osobu (vedoucí vývoje) a postupně dáváme věci do pohybu. Dále jsme změnili prioritizaci úkolů, které nyní mají rozdělení, jak podle termínů, tak podle důležitosti s ohledem na tržby. Zavádíme také lepší “check listy” pro převzetí nových klientů, nebo předání hotových webů. Úkoly se snažíme rozdělovat do co nejmenších a nejjednodušších úkonů, aby se na nic dlouho nečekalo.

Je toho hodně, co ještě potřebujeme měnit, ale věřím, že do konce roku to bude ještě pěkná jízda. A co vy a produktivita? Poraďte také nějaké zlepšováky.

P. S. Pokud je toto téma pro vás zajímavé, doporučuji například knihu Cíl – proces trvalého zlepšování.

 

Líbil se vám tento článek? Sdílejte ho na sociálních sítích!
Facebook komentáře

Zapojte se do diskuse!

Napište komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

*

*