+420 737 913 277 (Po-Čt 7.30-18.00)

Kolik stojí time management 2. díl – porážíme email a komunikaci

Již jednou jsem zde psal o tom, jak se zbavit obtížných emailů. Jelikož je to pro hodně lidí palčivé téma, rozhodl jsem se o něm napsat více. Ještě před 4 měsíci jsem denně řešil i přes 150 emailů. Jelikož mě to časově i fyzicky dost zmáhalo, udělal jsem velký restart svého podnikání. Pokud chcete zlepšit svůj time management a méně pracovat s emaily, musíte začít u sebe v hlavě a změnit přístup ke komunikaci. Rozhodl jsem se zde sepsat ten nesnazší akční plán pro emailovou komunikaci a přidám pár tipů, jak zlepšit komunikaci tak, aby měla více výsledků za menší časové období.

Není podstatné, jestli používáte email od seznamu, outlook, Gmail nebo jinou službu. Mně osobně se osvědčil Gmail, který používám několik měsíců. Dokáže zachytit téměř 100% spamů a email, který do spamu přiřadíte, tam také zůstane. Každému vyhovuje něco jiného. Nejdůležitější ale je zbavit se zbytečné komunikace.

První krok – zbavujeme se zbytečné komunikace

  • Vypněte si všechny aplikace na mobilních telefonech, které vás upozorňují na jakoukoliv aktualizaci (email, Facebook, Twitter a další). Važte si svého času a ještě více si važte soustředěnosti. Soustřeďte se více na důležitější věci.
  • Vytvořte si více emailových účtů. Myslím, že každý by v dnešní době měl umět pracovat s více emailovými účty. Má to hned několik důvodů: A) vaše firma bude vypadat větší, B) přirozeně si rozdělíte různé dotazy a přátele od profesionálního života, C) snadno nastavíte různé typy automatických odpovědí, D) Na hlavní email budou chodit jen podstatné informace. Každý emailový účet si můžete libovolně přesměrovat na hlavní email – když budete chtít.
  • Odrazujeme všechny stěžovatele našeho života. Na jeden měsíc nebo i napořád, nastavte na hlavní email automatickou odpověď, jako když jedete na dovolenou. Sepište tam oslovení, poděkování, nějaké informace o tom, že momentálně šetříte časem, emaily řešíte jen v určitý čas a den (dny a čas napište) a uveďte kontakt pro bezodkladné záležitosti. Ti, co posílají nedůležité informace nebo používají email podobně jako skype, velmi rychle přestane bavit sledovat automatizované odpovědi a buď přestanou psát, zavolají, nebo napíšou s očekáváním odpovědi v domluvený termín (termín dodržujte). Uvidíte, že to funguje.

OZ_728x90

Druhý krok – třídíme informace

  • Nejsnazší metoda třídění pošty je vytvoření několika složek. Archivovat, dočasně archivovat, další dle povahy vašich činností. Další metody a software jsou zbytečně složité a pro začátek postačí třídit poštu do max. 3 složek.

Třetí krok – komunikujeme ve správný čas

  • Emaily řešte až před polednem, máte tak jasně stanovený čas, kde je musíte vyřešit. Navíc, většina lidí řeší emaily do 11 hodin dopoledne a tak stihnete maximum zpráv. Další čas vhodný pro emaily je mezi 16-18h.
  • Pokud si chcete domluvit telefonicky schůzku, zavolejte mezi 8-8:30 a máte téměř jistotu, že se vám podaří spojit s osobou, se kterou se chcete spojit. Další dobrý čas je kolem 18:00, kdy již nikdo nemá schůzky a 1-2 minuty vám věnovat může (a to přece stačí).

Čtvrtý krok – Komunikujme správně.

  • Emailem bychom měli řešit jen věci, které jdou vyřešit v jedné odpovědi. Pokud je více možností řešení situace, uveďte je jako návrhy. U schůzek navrhněte termíny a místa (odkažte na online kalendář). Do emailu patří jen jedna důležitá informace. Zkuste se vejít do 5 vět. Nastavte si automatický podpis. Do emailu samozřejmě patří předmět.

Tyto kroky vám budou stačit. Je samozřejmě spousta drobností, které jsou již popsány, jako třeba 52 tipů jak zvládat emaily nebo 10 pravidel pro úspěšnou práci s emaily. Článků na to, jak psát emaily, je již dostatek.

Jak komunikovat?

  • Komunikujte stručně a jasně
  • Pokud je více možností řešení, naučte se je navrhovat (pokud možno jen 2)
  • Při telefonickém rozhovoru se neptejte „jak se vám daří“ a poukažte na to, že chcete šetřit časem protistrany a zeptejte se, zda můžete rovnou přejít k věci
  • Věci, které nemůžete vyřešit krátkým emailem do 5-10 vět si předjednejte telefonicky. Dozvíte se, co protistranu zajímá. (Váš čas stojí více než pár minut hovoru.)
  • Snažte se, abyste neukončili hovor slovy „pošlu vám to na email“
  • Nikdy neukončujte hovor bez jasného závěru

Cvičení číslo 1. Když vám zavolá telefonní operátor, přinuťte ho, říct vám co nabízí jednou větou, nebo zavěste.

Cvičení číslo 2. Pokuste se své telefonní hovory zkrátit na 60 vteřin. Z 90% se vám podaří říct vše podstatné v tomto čase.

Chcete zkrátit čas v práci a nastartovat své podnikání na nové obrátky???

Domluvte si konzultaci

  • Nastavíme vám akční plán
  • Zvýšíme zisk firmy
  • Ušetříme spoustu času
  • Přeměníme vaše sny ve splněné cíle

„Největším objevem v mém životě je zjištění, že lidé mohou změnit své vnější životy změnou vnitřního myšlení.“ -William James

Líbil se vám tento článek? Sdílejte ho na sociálních sítích!
Facebook komentáře

Zapojte se do diskuse!

Napište komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

*

*