+420 737 913 277 (Po-Čt 7.30-18.00)

Jak efektivně ne/vyřizovat poštu – První část

Den je příliš krátký na to, abychom jej trávili vyřizováním pošty. Dokonce je příliš krátký i na to, abychom pracovali 8 hodin denně. Pokud i vy patříte k těm, co nemají kvůli práci čas na práci, jsou tyto řádky určené právě vám. Na internetu jsem našel hned několik zaručených návodů jak efektivně pracovat s emailovou poštou. U všech najdete něco, co nejspíše neděláte a přitom vám to může ulehčit práci. Tento článek jsem ale zaměřil na to, jak omezit emailovou komunikaci na jeden či dva dny v týdnu. Chcete vědět, co tomu řeknou vaši zákazníci nebo zaměstnavatel?

Ještě před půl rokem jsem pracoval 12 hodin denně a den se mi zdál příliš krátký. Nyní dělám stejný objem práce za 2-4 hodiny denně. Popravdě, většinu věcí jsem prostě přestal dělat. Obával jsem se toho nejhoršího, ale svět neskončil. Za několik měsíců mi přišlo pouze jedno negativní hodnocení ohledně toho, že nekomunikuji (zákazník uvedl chybný email v objednávce). Pokud si spočítám ušetřený čas a převedu ho na peněžní prostředky, ušetřil jsem opravdu hodně peněz. Jedním z největších časožroutů je psaní emailů a komunikace se zákazníky. Rozhodl jsem se tedy emaily ne/vyřizovat. Jen málo z vás si asi myslí, že nechat klienta čekat je správný krok. Naopak, klient je na prvním místě, že? Pojďme se tedy podívat jak tento paradox priorit jednoduše vyřešit.

Spolehlivé řešení je automatizace odpovědí

Teď si řekněte, jak často chcete vyřizovat emailovou korespondenci. Může to být jednou denně nebo také jednou měsíčně. Vše závisí čistě na vaší činnosti a míře závislosti, kterou jste si vypěstovali. Sepište si znění automatické odpovědi. Pokud se některé otázky zákazníků opakují, nezapomeňte je přidávat do FAQ na webových stránkách. Do automatické odpovědi vypište informace o tom, že v rámci zefektivnění práce, vyřizujete poštu jen v určitých termínech hromadně. Nezapomeňte uvést také konkrétní hodiny, kdy si poštu čtete.

Dále uveďte kontakty na kompetentní osoby, které vás mohou zastoupit či vyřizují konkrétní situace. Můžete také odkázat na FAQ na webových stránkách. Na konci emailu nezapomeňte poděkovat a uvést kontakt pro neodkladné záležitosti. Neodkladné doporučuji co nejvíce zdůraznit.

Pravděpodobně zjistíte, že se nestalo vůbec nic. Pokud někdo potřebuje něco neodkladného, zavolá. Ti, co Vám píší pravidelně, si zvyknou na vaše termíny a budou s nimi počítat. Můžete je také informovat o změně přístupu předem. V případě, že se vám to neosvědčí, můžete se vždy vrátit k původnímu modelu – práce s emaily několik hodin denně, je to přece skvělé. Nezapomeňte si vypnout oznamování o příchozí poště na telefon či zvukové oznámení na počítači, jinak tuhle ošklivou závislost nikdy neporazíte.

OZ_728x90

Dalších pár tipů na efektivní práci s emaily

Zřiďte více emailových účtů na různé typy komunikace a uveďte je na webu. Každý z nich může (nemusí) mít vlastní automatickou odpověď a všechny můžete přeposílat na jeden email. Firma vypadá větší a ušetří vám zase trochu času. Když pak získáte zaměstnance nebo dodavatele, který část vaší práce vyřídí, jednoduše mu můžete přeposílat některý z emailových účtů.

Pokud si s klienty domlouváte schůzky, odkažte je v automatické odpovědi na nějaký typ online kalendáře – diáře s požadavkem na navržení termínu vzhledem k těm volným. Zařídíte si tak schůzku aniž byste s klientem museli komunikovat.

Líbil se vám tento článek? Sdílejte ho na sociálních sítích!
Facebook komentáře

Zapojte se do diskuse!

Napište komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

*

*